Detalles en la organización de un evento | Festivales del Sur
Detalles en la organización de un evento

Al formar parte de una sociedad como en la que vivimos, estamos relacionados continuamente con diversos grupos de afinidad.

De todos estos contactos e interacciones, nace a veces la necesidad de desarrollar un evento, que puede estar situado en nuestro mundo social, empresarial o institucional.

Pero que ocurre cuando nos vemos implicados directamente en la realización y preparación activa de ese evento.

Si quisiéramos o debiéramos emprender un evento, ¿qué elementos o herramientas tendríamos que tener presente? Dependerá del tipo de evento que se quiera organizar, así como de muchos otros factores.

Por citar algunos, definiremos y desarrollaremos 4 aspectos básicos que consideramos importante tenerlos en cuenta, para que al concluir nuestro evento hayamos sido los mejores anfitriones del mismo.

 

¿Cuándo y dónde hago mi evento?

Nos podemos encontrar con dos situaciones distintas:

-          Que sea otra edición de un evento ya creado. Por tanto nos conviene establecer una fecha similar.

-          Que sea la primera edición del evento. No tengo ningún punto de partida donde poder basarme.

En cualquier caso, para determinar la fecha, tenemos que tener en presente que no se superponga con otras similares que pudieran quitarle público al evento.

Para elegir la sede, se debe tener en cuenta el alcance y la magnitud del evento.

 

¿A quien me dirijo y a qué tipo de público?

Este punto es importante en la medida en que te servirá para definir las empresas o personas a las que pedirás colaboración para tu proyecto. Si fuera posible individualizar el público específico al que va destinado tu proyecto te facilitaría el acercamiento hacia este mismo, creando al termino del evento un ambiente agradable y altamente relacionado con lo que quieres transmitir.

 

Error habitual a la hora de planificar un evento.

Definir mal o directamente no definir el presupuesto real sin ningún tipo de margen para la corrección, no planificar mecanismos de solución de incidentes o emergencias, no tener “un plan b” para casos extraordinarios, es un de los fallos mas habituales en la organización de cualquier tipo de evento.

 

Establecimiento de objetivos.

Una de las actividades principales a la hora de comenzar a desarrollar un evento es el establecimiento de objetivos, punto en el que muchas personas u organizaciones no recurren y simplemente desarrollan un evento sin ninguna finalidad determinada.

Una vez desarrollados los objetivos, se concretara de que manera se llevan a cabo cada uno de ellos, teniendo presente que para que algunas actividades se den va a ser necesarias la finalización de otras.

Festivales del sur, cuenta con una larga trayectoria en alquiler de mobiliario para todo tipo de eventos en Córdoba, esto le hace ganar gran experiencia frente a otras empresas en aconsejar a sus clientes que tipo de mobiliario y  montaje va a ser mas adecuado para su evento en particular.

Miran por cada detalle, ya que esa es su señal de identidad, no es el simple hecho de alquilar sillas, mesas o cualquier tipo de mobiliario, es el hecho de prestar un servicio a un cliente muy particular, dado que un evento sea de las características que sea no se organiza todos los días..

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