Cómo preparar un evento con éxito

Se acercan las navidades y con ellas los grandes eventos: cenas familiares, comidas de empresa, quedadas con amigos… ¿quieres saber cómo organizarlos todos con éxito y sin morir en el intento? Te dejamos algunos consejos:

  • Elige bien (y pronto) la fecha y la hora:

    En esta época lo normal es que nuestras agendas se llenen de eventos, por lo que es conveniente planificar con la suficiente antelación y proponer una serie de posibles fechas para que los invitados puedan responder con los días que mejor les vienen. Además, mientras antes sepas el día, antes podrás reservar en el sitio en el que quieres celebrarlo. Una vez fijada no olvides mandar un aviso (ya sea vía e-mail o mensaje al teléfono) para que todos lo sepan y puedan confirmar asistencia (¡insiste en el deber de confirmar para que nadie se quede sin hacerlo!) y confirma el número de invitados. No olvides tampoco pedir información sobre alergias e intolerancias o si algún invitado sigue una dieta específica. Los días que más se eligen para los eventos navideños suelen ser jueves y viernes por estar cercano al fin de semana y poder obtener mejores precios.

  • Pide varios presupuestos:

    Aunque el tema económico es algo que suele quedar algo “oculto” en estos eventos ya que se deja fijado con antelación, es cierto que para obtener el mejor hay que pedir varias opciones antes de decidirlo. Baraja más de una localización para la celebración, pide varios menús (¿Con plato a compartir entre varios? ¿Plato individual? ¿Bebidas incluidas? ¿Barra libre?) y decide el que mejor se adapte a vuestras necesidades. Como consejo, reserva siempre una cantidad para posibles imprevistos.

  • Elige el sitio donde va a tener lugar el evento:

    Ya tienes la fecha, el número de invitados, el presupuesto, habéis barajado menús ¡ahora toca el sitio! Con el menú elegido ya puedes hacer la reserva sin preocupaciones, ya que habréis hablado con anterioridad para contemplar las diferentes opciones, pero ¡no te duermas en los laureles! Al igual que tú habrá mucha más gente organizando los eventos navideños, por lo que si quieres un lugar específico no tardes. Escoge un lugar amplio, en el que podáis estar sin preocupaciones, instala  carpas, gazebos o jaimas que puedan cerrarse y no te olvides de la calefacción, para ello lo ideal son las estufas de pie, ya sea de gas, infrarrojos o flame. Elige sillas cómodas y mesas amplias (para los entrantes puedes usar mesas altas para que sean más cómodas para los invitados) y no te olvides de los elementos decorativos, ya que serán los que den la personalidad al evento.

  • Organiza el plan del evento:

    Prepara un guión con todo lo que va a ocurrir durante el evento ¿Alguien va a dar un discurso (quizá el jefe de la empresa)? ¿Se va a hacer entrega de regalos (cesta de navidad, amigo invisible…)? ¿Hay alguna sorpresa para algún invitado en particular (empleado del año, mención al novato o al más veterano, cumpleaños…)? Fija cuando va a hacerse cada cosa y ahorra que alguien fastidie la sorpresa. También puedes planificar cómo van a estar dispuestas las mesas, si va a haber más de un ambiente (por ejemplo, entrantes y aperitivos de pie en un lugar y platos principales sentados en otro) o incluso la música de ambiente.

Sigue estos consejos y tu evento saldrá adelante con éxito. Y si necesitas material para el mismo no dudes en contar con nosotros, en Festivales del Sur tenemos todo lo necesario, ¡nosotros nos encargamos de ayudarte!

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